Klantverhalen
Automatiseren werkprocessen bij Treant Fysiotherapie
- By Nidaros
Achtergrond
Treant, een grote zorgorganisatie in de regio Drenthe en Zuidoost-Groningen, vroeg Nidaros om processen zo te automatiseren dat repeterende handelingen eenvoudig door virtuele robots kunnen worden uitgevoerd.
De afdeling Fysiotherapie was één van de afdelingen waar Treant een kans zag om RPA toe te passen. Voor het secretariaat was het dagelijks handmatig verwerken van nieuwe patiënten namelijk een terugkerende en enigszins tijdrovende aangelegenheid.
Elke ochtend liep het secretariaat de lijst met nieuwe patiënten door en zette die over naar ParaNICE, een applicatie waarmee paramedische disciplines binnen ziekenhuizen afspraken kunnen inplannen.
Tegelijkertijd moesten de fysiotherapeuten dagelijks alle nieuwe patiënten in het Nexus Elektronisch Patiëntendossier “in consult nemen” en de informatie vervolgens inladen in ParaNICE. In dit systeem heeft zowel elke medewerker als elke afdeling een eigen agenda. Medewerkers moesten hun afspraken handmatig van de afdelingsagenda naar hun persoonlijke agenda overzetten.
Oplossing en resultaat
Om het proces te optimaliseren begon Nidaros bij de afdeling Fysiotherapie van Treant met een grondige observatie. Zittend naast de medewerkers werden gedetailleerde vragen gesteld over elke handeling in het proces. Wat doen jullie iedere dag? Waarom doen jullie dat? Waar krijgen jullie de aanlevering vandaan? Door deze nauwkeurige benadering kreeg Nidaros een volledig beeld van de werkprocessen.
Met deze kennis in handen maakte Nidaros een uitgebreide procesplaat en werkinstructie, een soort blauwdruk van alle menselijke handelingen. Vervolgens werd een robot geprogrammeerd die exact dezelfde handelingen uitvoert als de medewerkers voorheen handmatig deden: het controleren van nieuwe patiënten, hen “in consult nemen” in Nexus, en de gegevens verwerken in ParaNICE.
Inmiddels is het proces succesvol geïmplementeerd en draait de robot stabiel. De oplossing draait zeven keer per dag op vaste tijdstippen, waardoor een constante stroom van verwerking plaatsvindt. Het heeft gezorgd voor een aanzienlijke vermindering van de administratieve lasten, waardoor ze meer plezier in hun werk hebben en tijd is vrijgekomen voor wat echt belangrijk is: aandacht voor patiënten en collega’s, wat weer zorgt voor meer tevreden klanten en een betere werksfeer.
